uxzentrisch erörtert:
Erleichterung für komplexe Formulare

Es gibt Formulare, die wollen von uns mehr als nur Name und E-Mail-Adresse wissen. Mehr und mehr werden Web-Formulare zur Schnittstelle für komplexere Geschäftsabläufe und erfordern Angaben, die man als Nutzer nicht mal eben aus dem Handgelenk schütteln kann. Sie erfordern Überlegung, ausführliche Formulierung, manchmal auch Recherche oder die Absprache zwischen verschiedenen Personen.

Ein Beispiel: Die Einreichung eines Beitrags bei einem Wettbewerb. Der Screenshot zeigt die erste Seite des Teilnahmeformulars (inzwischen nicht mehr online verfügbar) für den Living Labs Global Award.

Wie man sieht, handelt es sich um den ersten von fünf Schritten. Und wenn man nicht jede Woche an einem Wettbewerb teilnimmt, hat man keine Ahnung, welche Fragen einem auf den folgenden Seiten gestellt werden. Die Angaben auf Seite eins sind ja noch harmlos, denn darüber wird man nicht lange nachdenken müssen. Aber was kommt danach?

Wer schon mal erlebt hat, wie beim Ausfüllen eines umfangreichen Formulars in mehreren Schritten eine HTTP-Session auslief, bekommt wahrscheinlich schon beim Gedanken daran ein mulmiges Gefühl.

Aber die Organisatoren des Living Labs Global Awards haben mitgedacht und sich ein genau so einfaches wie wirksames Hilfsmittel überlegt, um den Nutzern das Ausfüllen des Formulars zu erleichtern. Wer sich den obigen Screenshot näher ansieht (Klick führt zur Version in Originalgröße), bemerkt vielleicht den Hinweis »Before you start« in der grün hinterlegten Spalte auf der rechten Seite. Dort befindet sich ein Download-Link für eine Word-Datei. Diese Datei enthält alle Fragen, die im Formular gestellt werden, mit zusätzlichen Erläuterungen und jeweils einem »Feld« für die Eingabe der Antwort. Dieses Feld nutzt nicht etwa die Formularfunktion von Word, die den meisten Nutzer vermutlich ohnehin nicht vertraut ist. Stattdessen wurde einfach zu jeder Frage ein Bereich gekennzeichnet, in den man die Antwort eingeben kann. Das wäre zwar nicht unbedingt nötig, aber es ermutigt die Nutzer, ihre Antworten zunächst in dem Word-Dokument zu formulieren, um sie dann per Kopieren/Einfügen in das Web-Formular zu übertragen.

Der Vorteil einer bearbeitbaren Datei liegt auch darin, dass sie von mehreren Personen kollaborativ (bzw. nacheinander) ausgefüllt werden kann. Das ist bei komplexeren Themen, bei denen möglicherweise der Nutzer selbst nicht alle Details eintragen kann, sinnvoll. So mailt man einfach das Dokument herum. Und am Ende hat man sogar eine archivierbare Version der Eingaben für die eigenen Unterlagen.

Ich frage mich, was man an diesem Beispiel noch verbessern könnte, um daraus ein Best Practice zu machen. Da wäre zum einen die Platzierung und Prominenz des Hinweises, der mir in der rechten Spalte ein wenig zu marginal untergebracht ist. Die Gefahr, dass man ihn erst sieht, wenn man schon mit den Eingaben begonnen hat, ist wohl gegeben. Zum zweiten wäre da das Dateiformat. Vermutlich steht fast jedem Nutzer eine Software zur Verfügung, die das Word-Format öffnen kann. Aber gibt es eine noch universellere Alternative, die Nutzern nicht gleichzeitig mehr Fragen aufwirft? Das PDF-Format scheidet meines Erachtens aus, da das Speichern der Formulareingaben (zumindest im kostenlosen Adobe Reader) eine zusätzliche Datei erzeugt. Wollen Nutzer das Dokument mit den Formulartexten weiter geben, müssen sie zwei Dateien zusammen verschicken. Was denkt Ihr?

5 Kommentare

Stefan Rubino Insinga uxzentrisch vor 4 Jahren

Ich fände es sinnvoll, wenn man die Session bei derart langen Formularen speichern und später vervollständigen kann – und diese Information vorher bereits mitgeteilt bekommt. Eine Platzierung wie hier im Skyscraper rechts, ist sicher nur wenig offensichtlich.

Den Ansatz des Word-Dokumentes finde ich aus Gründen der Übersichtlichkeit und Kollaboration sicher nicht ganz verkehrt. Heute dann aber doch lieber als Online-Version mit Invite. Den Dokumenten Down- und Upload als Option.

Hendrik Gernert vor 4 Jahren

Gerade frage ich mich, warum nicht die ersten vier Schritt auf einer Seite platzieren?
Dann hilfe einfaches Scrollen, um den den Überblick zu erhalten. Die Angst vor dem Verlust meiner Eingaben wäre auch geringer.

Maikel vor 4 Jahren

Wichtig ist wohl vor allem eine übersichtliche Zusammenfassung der eingegeben Daten und die Möglichkeit, Einzelne dann einfach ändern zu können.
Dann kann man die Rohdaten gleich im mehrteiligen Web-Formular eingeben (einigermaßen stabile Verbindung und einigermaßen stabiler Server vorausgesetzt) und diese Daten im Überblick in der Zusammenfassung kontrollieren und ggf. korrigieren bzw. ergänzen.

Marian Steinbach Autor vor 3 Jahren

@Hendrik Das kann im Einzelfall funktionieren, aber nicht unbedingt in jedem. Was, wenn die gezeigten Fragen von den Antworten abhängen? Kreuzt beispielsweise der Teilnehmer des Wettbewerbs eine bestimmte Kategorie an, bekommt er evtl. danach andere Felder angezeigt, als jemand, der eine andere Kategorie wählt. Zudem gäbe es noch das Argument der Übersichtlichkeit (leichter verdauliche Häppchen). Aber darüber muss man sicherlich auch im Einzelfall streiten.

@Maikel Ich sehe gerade in der Information *vor* dem Ausfüllen in besonderen Fällen einen Mehrwert. Es könnte sonst sein, dass ich mit dem Ausfüllen anfange, und nach zwei Dritteln feststelle, dass mir wichtige Informationen fehlen, ohne die ich den Prozess nicht beenden kann. Um das nun technisch abzubilden, muss man einen Mechanismus bieten, die Daten schon mal unvollständig zu hinterlegen und später zu vervollständigen. Das ist schick, aber ungleich aufwändiger, als ein Word-Download. Und für den Nutzer bietet es auch wieder die eine oder andere Hürde (Account anlegen, später einloggen etc.).

Marian Steinbach Autor vor 3 Jahren

Ein Beispiel, wo ich mir eine ausführlichere Vorab-Information über die benötigten Details gewünscht hätte: Das Umzugsformular des Stromanbieters Lichtblick. https://www.lichtblick.de/h/umzugsformular_26.php

Wer sich die Mühe macht, die ersten beiden Seiten auszufüllen, erfährt auf der dritten Seite, dass zum Beispiel die Zählernummer und der Zählerstand benötigt werden. Gut, wenn man die gerade zur Hand hat. Wenn nicht, muss man vermutlich noch mal ran.

Immerhin ist das Problem offensichtlich erkannt. Unter dem Formular gibt es die folgende Funktion:

»Möchten Sie Ihren Auftrag später verschicken und bis dahin speichern? Dann schicken Sie das Formular mitsamt Ihren bisherigen Angaben einfach an Ihre E-Mail-Adresse!«

Darunter können Nutzer ihre Mail-Adresse hinterlassen.